圧倒的に時間管理上手になるために!5つのポイントを考えてみた

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フリーランスの仕事は、時間管理がとっても重要。一日をどれだけ生産的に過ごせるかが本気の勝負なのです。

めちゃくちゃ集中して、さっさと仕事を早く終わらせられれば、そのあとノンビリできるし。

 

冬ってどうしても寒くてなかなかベッドから起きられないし、天気はどんよりしているし、気分が上がらないMiggeです。

だけど、どんな時でも自分をしっかりコントロールしてやろう!と意気込んでます。

が、しかし…

 

今の私の時間管理レベルは、めちゃくちゃ低かった件

これは私の現在の「時間管理レベル」を表したもの。

ご覧くださいませ。

英語で申し訳ないのですが、これによると私は、Frantic & Confusedらしいです。

 

つまり

必死&混乱=( ̄□ ̄;)⇒

 

これは1440分の使い方という、私が最近購入した本の特典付録についていた「時間管理レベルチェックテスト」の結果です。オンラインでテストを受けられて、自分が今どの状態にいるのかを分かりやすく教えてくれるというもの。

 

けど正直、最近はたしかにこの言葉が当てはまります。

Migge
自分でも「全然生産的じゃない」と、反省している中で受けたテストの判定がこれなので、納得。

今回のテストの結果を受けて、また1440分の使い方の本も再度読みなおし、色々考えたことがありました。ポイントをまとめてみます。

 

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時間管理ポイント1:タスク優先度をはっきりさせる

最も重要な決定とは、何をするかではなく、何をしないかを決めることだ。

スティーブ・ジョブズ – Wikipedia

一日を過ごしていると、やらなければならないことがわんさか出てきます。

しかし、そんな中でも物事の優先度を明確にすることがとても大事になると実感しました。

ここ最近の私はどのタスクに対しても、平等なプライオリティで考えてしまっていたのです。

こんな経験ありませんか?

  • 朝一番にやろう!と思ったタスクも、メールの新着がありそっちを先に対応した
  • このタスクは今日やりたかったけど他のタスクもあるし、明日やればいいか
  • タスクが沢山あるから、とりあえず簡単に済ませられるものから終わらせよう

 

これこそ、今の私自身に起こっている、タスクのプライオリティ化がしっかりできていない状態なのです。

Migge
つまり、数あるタスクが、全部同じくらい大切だと理解してしまっていたわけ。

 

だからこそ、どれから手を付けていいか分からなくなってロスタイム。

一つのタスクを始めたけど、他のタスクが気になってきちゃう…。

 

そんな風に、宙ぶらりんなマインドのまま仕事をしていた訳です。

そりゃ、生産性落ちまくりです。

 

同じライティングの仕事でも、正直優先順位は存在します。それは期日であったり、記事単価であったり、執筆内容であったり様々ですが、

今一度、すべてのタスクに関して、すべて紙に書き出して優先順位を明確にしようと思います。

今日やることをやる。今日やらないことはやらない。

はっきりと線引きしないとですね。

 

時間管理ポイント2:計画内容を明確にする

そのことはできる、それをやる、と決断せよ。それからその方法を見つけるのだ。

エイブラハム・リンカーン – Wikipedia

これは、自分のタスクをどのように終わらせていくかの計画のこと。

コレって結構難しいなぁと感じています。

  • あなたは、スケジュール帳に自分の一日の予定をすべて、分単位で入れられますか?
  • そして、その予定をきっちりと守ることが出来ますか?

 

これ、1440分の時間の使い方の本で推奨している方法なのですが、ほんと難しい。

「自分の仕事のタスクが、どのくらいの時間を要するものなのか」これが、なかなか明確にできないのです。

1つのタスクに最大限集中したとしても、それを完了させられる確実な時間の見積もりが未だ私には計算できていません。

例えば、私の場合一つの記事を書きあげるとなると

  1. 調査時間
  2. 記事の枠組み作成時間
  3. 執筆時間
  4. 記事の最終確認時間

 

などと、一つのタスクを細かく分けることが出来るのですが、これが自分が決めた時間配分の中でなかなか収まってくれないのです。

つまり、スケジュールを立てる時間配分が間違っているのです。

 

自分が頭で思い描く「タスク完了時間」と、実際に作業してみて分かる「実際に要した時間」の差が大きければ大きいほど、もちろんのことスケジュール通りに進まないのは明らか。

時間管理うんぬんの前に、タスク完了の為に、本当に自分が必要な時間量を素直に把握するべきなのです。

 

時間管理ポイント3:タスク期限は、実際より短く見積もる

これは、私自身が身をもって体験しています。

仕事の量は、完成のために与えられた時間をすべて満たすまで膨張する

パーキンソンの法則 – Wikipedia

このパーキンソンの法則にのっとると、「期日が与えられたものに対しては、その期限ぎりぎりまでタスクを抱え込んでしまう結果となる」というもの。

 

夏休みの宿題をギリギリまでため込んでしまうキャラクターは、正しく私です。

 

「期日に向けたラストスパートをかける!」こんなかっこいいようなセリフも、実は全然かっこよくないと今痛感しています。

だって、ようは期日ギリギリなんでしょ?ってなりますよね。

 

タスク完了の時間配分について、先にお伝えしましたが、その際にタスクの期日も併せて確認するべき。

そして、自分の中で自己設定期日について不変のルールを作るべき。

例えば、今後のタスクの期日全てにおいて、その2日前を自身の最終期日とする、なんて感じで。

 

時間管理ポイント4:メールやSNSは時間を決める

時間を管理するには、まず自らの時間をどのように使っているかを知らなければならない。 -ピーター・ドラッカー – Wikipedia

仕事をしているときにメールが入ったり、SNSでメッセージが入ると気がそれてしまう事はあたりまえ。

それなのにもかかわらず、携帯を仕事している最中に手元に置いてしまったりするのは、

100%自分が悪いと自覚しています。

これは、もう反論の余地なし。

 

時間管理ポイント5:次の日の予定を立てて、夜のうちから備える

時間管理術にせよ、整理術にせよ、自分の身の回りや頭の中をクリアにすることで、気持ちよく効率よく作業ができ、ムダが減る。 -弘兼憲史 – Wikipedia

一日の仕事が終わった後、デスク周りを綺麗にかたずけて、次の日にスムーズに仕事に入れるようにすることって本当に大事。

前日に書いたメモの紙なんかがデスクの周りにあるだけで、朝から気がそれてしまいます。

一日の仕事を終わらせるときにどれだけ整理整頓ができているか、次の日のスケジュールを前もって確認しておくか、これは今すぐにでも取り組めそうなので、今日からやります。

あくまで個人な意見ですが、

仕事で疲れ果てて脳がグダグダのままデスクを離れて、次の日の朝またデスク前に戻るのと、前日の夜に思考がクリアで、しっかりと次の日の仕事の予定をたてられた次の日は、自分のテンションが違います。

 

時間管理は1日にして成らず

ほんとこれですよね。

1日は24時間。それはみんなに平等。だったら同じ時間内でどれだけ生産性を高められるかが、分かれ道となるのは間違いありません。

時間管理は今から身につけないと、絶対あとあと後悔するのはわかってるんです。

だからこそ、今からコツコツと実践して自分に合った方法を探さないとですね。

 

 

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